マインドフルミーティング

関連項目: ミーティング-計画と構造

あなたは会議が長すぎるために会議を嫌う大多数の人々の一人であり、本当に関連性があるようには見えませんか?

クランフィールド大学のクランフィールドビジネスパフォーマンスセンターの最近の調査によると、会議はこのようなものである必要はありません。

代わりに、研究者は、議長が参加者が「マインドフルネス」に似た状態に入るのを助けることができれば、会議はマネージャーの武器庫の中で最も強力なツールの1つになる可能性があると示唆しています。



この状態では、参加者は物事をより明確に見て、より良い決定を下すのに役立ちます。


マインドフルネスとは何ですか?

基本的に、マインドフルネスは現在を認識しています。

もともと仏教の概念であるマインドフルネスは、悟りの7つの要素の1つです。この文脈では、それは物事の現実の認識を意味し、したがって、妄想を克服する方法であり、重要な力であると考えられています。

個人的なレベルでは、マインドフルネスとは、自分の体、心、感情を意識することを意味します。

上のページを参照してください マインドフルネス 多くのための。

心のこもった会議 」、議長は、参加者が「今」を認識できるように支援しますが、情報にあまり早く反応しないようにします。

これにより、新しいアイデアやさまざまな視点を探ることができます。




アンドレイ・パヴロフ博士とジュッタ・トブラス博士が率いるクランフィールドの調査によると、議長が参加者の注意力を高めるのに役立つ場合、参加者は自分の考えではなく会議の優先順位に焦点を合わせて、より効果的に関与することが示唆されています。これは難しいように聞こえるかもしれませんが、参加者がその「心のこもった空間」に入るのを助けるために椅子が取ることができる驚くほど単純な一連の10のステップがあります。


マインドフルミーティング:10ステップのプロセス

1)開放性を奨励する

会議に参加する人は、自分の言うことの潜在的な結果を心配することなく、率直に話すことができると感じる必要があります。議長は、全員に発言権を持たせることを奨励し、個人的な批判が許されないようにすることで、これを奨励するための行動を取ることができます。

2)信頼を確立する

信頼は発展するのに時間がかかりますが、一度存在すると、オープン性と情報の共有を促進する強力なツールになります。会議のグループがお互いを知り、信頼を築く機会を持つことが重要です。したがって、議長は、1人が出席できない場合、代理人を送ることは受け入れられないこと、またはグループが時間をかけて協力することが重要であることを明確にしたいと思うかもしれません。

3)誰もが身体的に快適であることを確認する



奇妙に聞こえますが、研究によると、すべての思考と感情は最初に身体的感覚として発生します。これらは感情として解釈され、意思決定に影響を与えます。したがって、誰もが身体的に快適であることを確認することが非常に重要です。つまり、椅子は、たとえば、会議室に誰もが快適に収まるだけの十分なスペースがあること、暑すぎたり寒すぎたりしないこと、そして欲しい人は誰でも飲み物を飲むことができるようにする必要があります。多くの組織が無料のコーヒーを提供するという考えさえ禁止しているので、これはすべての人に自分の飲み物を持ってくるように思い出させるために電子メールを送ることを意味するかもしれません。

4)グループ間で異なる見解があることを確認する

グループが類似しすぎると、他の視点が可能であるとグループが認識しない「グループ思考」の危険性など、いくつかの役に立たない問題が発生する可能性があります。したがって、出席者が組織内外のさまざまなバックグラウンドと機能から来ていることを確認し、したがって、さまざまな視点をもたらすようにすることをお勧めします。たとえば、医療機関では、患者の視点を含めましたか?

5)参加者が感情を表現できるようにする

感情を表現することは、ビジネスの文脈で、そして個人的な会議でさえ、眉をひそめているように見えることがあります。彼らはとても散らかっています。しかし、私たちがどのように感じるかは、私たちが決定を下す方法の不可欠な部分であるため、感情を表現することが許可されていない場合、注意深い状態は現れません。議長は、グループが暗黙の禁止を想定する可能性があるため、感情の表現が許可されることに明示的に同意する必要がある場合があります。

6)可能な限り顔を合わせて



電子メールで既存の関係を育むこと、さらにはそれを発展させることは完全に可能ですが、顔を合わせて会うことは強力なつながりの感覚を与えます。 30分の会議だけで200マイルも人を引きずりたくない場合は、可能であれば、電話会議を避けるために、人がすでに同じスペースにいるときに会議を開催し、可能な場合はいつでも参加者に直接話すように促します。

7)人々の注意力が限られているという事実を尊重する

集中力と注意力は、マインドフルネスを維持するために重要です。また、大変な作業であり、供給も限られています。したがって、議長はそれを尊重し、会議が簡潔かつ的確に行われ、必要に応じて休憩や軽食が提供されるようにする必要があります。

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8)議長としての焦点を維持する

議長は会議の焦点です。誰が話していても、部屋にいる他の少なくとも1人は、椅子が何をしているのかを痛感している可能性があります。したがって、椅子は体だけでなく心にも存在し続ける必要があり、早く立ち去って他の人に続けさせようとしないようにする必要があります。議長はまた、会議をコースに戻し、必要に応じて構造を明確にすることにより、会議の焦点を維持する役割も果たします。

9)新しいアイデアや優先事項について話し合うことを許可する



マインドフルネスとは、「今」、現在の瞬間がすべてです。会社や組織が過去にどのように物事を行ったかに焦点を当てた会議の場合、新しいアイデアを見逃す可能性があります。したがって、議長は、議論が進展する間、関与し続ける必要があり、新しい優先事項が出現した場合に抵抗しないようにする必要があります。これを行うための最良の方法は、「今」必要なものに焦点を当てることです。これにより、必要な情報の出現が促進され、グループが最も効果的な決定を下すのに役立つ可能性があります。

10)会議の構造を形作る

他の誰かに議題を形作るのがどれほど簡単であるかにかかわらず、議長が深く関与することが重要です。議長はまた、会議が展開するときに会議の構造を形作り、必要に応じて柔軟に発展できるようにする役割も果たします。議長が会議の構成に注意を払うことで、他の誰もが内容に集中できるため、慎重に決定を下すことができます。


ただの常識?

これらの10のステップの多くは単なる常識だと思われるかもしれません。そして、このように設定すると、それらは非常に明白に見えます。しかし、クランフィールドと他の場所の両方での研究から、それらが必ずしも標準ではないことも明らかです。

議長として、これらの10のポイントのいくつかを会議に組み込むと、会議がより効果的になる可能性があります。それらすべてを組み込むと、あなたが議長を務めるグループがより効果的な決定を下し、人々が心と体でより積極的に参加することが確実にわかります。

次の手順に進みます。
マインドフルネスとは何ですか?
会議の実施-議長の役割
秘書の役割と議事録